Caratteristiche applicative

“ApritiDoc.SCN” è formato da due moduli : “Gestione Documenti” e “Stato Servizio e Formazione” di cui vi forniamo una sintetica lista di vantaggi e funzionalità.

Considerazioni generali
Significativo risparmio sui costi di gestione
Innalzamento livello di efficienza operativa ed efficacia gestionale
Accesso immediato ai documenti archiviati per interrogazioni a terminale o stampa
Invio tramite e-mail e fax dei documenti archiviati (attraverso gli appositi software disponibili sul mercato)
Visione integrata e con un unico strumento di tutte le informazioni relative ad una istanza (es. volontario,bando, etc) ed abbattimento di tempi e costi di raccolta e ricerca documenti / informazioni
Rilevante risparmio economico in termini di fotocopie
Riduzione degli spazi dedicati all’archiviazione cartacea
Agevolazione di duplicazione e spostamento archivio
Possibilità di integrazione con altri gestionali
Possibilità di personalizzazioni
Eliminazione dei rischi di smarrimento dei documenti
Maggior trasparenza e miglioramento dei servizi grazie all’accesso diretto alle informazioni
Maggiore riservatezza dei dati
Velocità nella preparazione delle pratiche per verifiche

Gestione Documenti
Immissione in anagrafica del volontario
Inserimento dei documenti elettronici o scansionati con corretto riferimento al volontario (codice fiscale)
Acquisizione automatica dei documenti inviati tramite email o servizio fax e successivo completamento (personalizzazione).
Ricerca documenti con indici multipli e/o parziali e visualizzazione della cartella virtuale del volontario.
Esportazione dati anagrafici per trattamento tramite programmi di informatica individuale (Microsoft Office/ Sun OpenOffice).
Esportazione dei documenti per ottenerne copia o per invio tramite mail/fax.
Possibilità di inserimento documenti di qualunque formato.

Formazione (corsi di formazione e tutoraggio)
Invio della richiesta di scelta corso con stampa barcode per il recupero dei dati in modo sicuro e rapido.
Acquisizione (anche tramite lettore di bar-code) delle scelte dei volontari relativamente ai giorni di svolgimento dei corsi di formazione tutoraggio.
Elaborazione delle scelte con generazione classi omogenee in base alle preferenze individuali.
Invio di e-mail di conferma assegnazione al corso sia al volontario sia all’ente interessato.
Gestione delle presenze ai corsi.

Stato Servizio
Caricamento delle presenze del volontario tenendo conto di eventuali malattie, permessi e quant’altro (i documenti utilizzati nel caricamento vengono archiviati nella gestione documenti).
Generazione automatica stato di servizio.
Invio automatico stato di servizio sia al volontario sia all’ente interessato
Chiusura bando con archiviazione automatica stato di servizio